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個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

日本リテールファンド投資法人(以下「当投資法人」といいます。)は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報及び特定個人情報(以下「個人情報等」といいます。)の取扱いにあたり、「個人情報の保護に関する法律」(2003年法律第57号。その後の改正を含み、以下「個人情報保護法」といいます。)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(2013年法律第27号。その後の改正を含み、以下「マイナンバー法」といいます。)その他の法令・ガイドライン及び本方針を遵守し、個人情報等の適正な取扱い、管理及び保護に努めます。
また、当投資法人は、個人情報保護に関する体制を継続的に見直し、改善に努めます。

第1 個人情報保護への取組み方針

1. 取得

(1) 適正な取得

  • 当投資法人は、個人情報等を業務上必要な範囲で、適正かつ適法な手段により取得するものとし、偽りその他不正の手段により取得しません。

(2) 個人番号の取得

  • 前号の規定にかかわらず、当投資法人が本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるのは、下記第2の2に規定された事務を処理するために必要がある場合に限られます。また、個人番号提供の要請は、当該事務を処理するために必要が生じた時点又は当該事務の発生が予想できた時点で行います。

(3) 本人確認

  • 個人番号の提供を受けるにあたっては、マイナンバー法第16条に定める各方法により本人確認を行います。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとします。

2. 利用

(1) 利用目的による制限

  • 当投資法人は、取得した個人情報を、法令で認められる場合のほか、あらかじめご本人の同意を得ることなく、下記第2の1で特定された利用目的の範囲を超えて取扱いません。

(2) 特定個人情報の利用

  • 前項の規定にかかわらず、当投資法人は、取得した特定個人情報を、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難である場合のほか、ご本人の同意の有無にかかわらず、下記第2の2に掲げる利用目的を超えて利用しません。

3. 個人情報等の取扱い

  • 当投資法人は、個人情報等の保管及び利用にあたっては、正確かつ最新の内容に保つように努め、利用目的に応じて必要最小限の範囲で保管及び利用し、利用する必要がなくなったときは当該個人情報等を含む個人データを遅滞なく消去するように努めます。

4. 保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止・第三者提供の停止

  • 当投資法人は、ご本人に係る保有個人データに関して、ご本人から利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除(以下「訂正等」といいます。)、利用停止・消去(以下「利用停止等」といいます。)又は第三者提供の停止のお申し出があった場合には、ご本人であることを確認させていただいた上で、適切かつ迅速な対応に努めます。詳しくは、下記第4のお問合せ窓口までご連絡下さい。

5. 個人情報等の管理

  • 当投資法人は、その取り扱う個人情報等の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人情報等の安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じます。

6. 委託先の監督

  • 当投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報等の取扱いを委託しております。
    この場合、委託先の選定においては委託先の個人情報保護体制が「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」、「金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針」及び「金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(以下、併せて「金融分野におけるガイドライン等」といいます。)の基準に則っていることを確認し、また、金融分野におけるガイドライン等に従って委託先との契約を締結する等、金融分野におけるガイドライン等に基づき個人情報保護に配慮した措置を講じると共に、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

7. 苦情処理への適切な取組み

  • 当投資法人は、取得した個人情報等の取扱いに関する苦情・ご相談を受けたときは、その内容について調査し、合理的な期間内に適切かつ迅速な処理を行います。

第2 個人情報等の利用目的

1. 個人情報の利用目的

  • 当投資法人は、法令に定める場合を除き、以下に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用します。なお、当投資法人が、個人情報を取得するにあたり、利用目的をさらに限定して通知した場合には、当該限定した利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用するものとします。

(1) 投資主様に関わる個人情報

  • 投資信託及び投資法人に関する法律(1948年法律第198号。その後の改正を含みます。)及び会社法(2005年法律第86号。その後の改正を含みます。)に基づく権利の行使・義務の履行のため
  • 投資主様としての地位に対し、当投資法人から各種便宜を供与するため
  • 投資主様と当投資法人の双方の関係を円滑にする各種方策の実施のため
  • 各種法令に基づく所定の基準による投資主様のデータを作成する等、投資主様管理のため
  • その他当投資法人の業務に関連又は付随する業務を適切かつ円滑に実施するため

(2) 資産運用に関わる個人情報

  • 運用資産の取得、売却及び運用資産の賃貸並びにこれらに関する調査及び検討等の各種業務を実施するため
  • 賃料の収受、敷金の返還その他運用資産の賃貸に関する業務を実施するため
  • 資産の運用(資金調達を含みます。)に必要な調査・研究、情報の収集・分析、情報の提供・案内に伴う各種業務を遂行するため
  • その他当投資法人の業務に関連又は付随する業務を適切かつ円滑に実施するため

2. 個人番号の利用目的

  • 前項の規定にかかわらず、当投資法人の個人番号の利用目的は以下のとおりとします。

(1) 投資主様の特定個人情報等

  1. 所得税法に基づく配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書の作成事務
  2. その他上記1に関連する事務及び法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務

(2) 顧客及び取引先の特定個人情報等

  1. 所得税法に基づく報酬・料金等の支払調書の作成事務
  2. 所得税法に基づく不動産の使用料等の支払調書の作成事務
  3. 所得税法に基づく不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成事務
  4. その他上記1から3に関連する事務及び法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務

(3) 当投資法人の役員及びその親族の特定個人情報等

  1. 所得税法に基づき雇用主が行う源泉徴収関連事務
  2. 地方税法に基づき雇用主が行う個人住民税関連事務
  3. 雇用保険法に基づき雇用主が行う雇用保険関連事務
  4. 健康保険法に基づき雇用主が行う健康保険関連事務(適用関係・給付関係)
  5. 厚生年金保険法に基づき雇用主が行う厚生年金保険関連事務(適用関係)
  6. その他上記1から5に関連する事務及び法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務

第3 個人情報等の第三者への開示・提供

1. 個人データの第三者への開示・提供

当投資法人は、原則として、以下に掲げる場合を除き、取得した個人データを第三者に開示及び提供致しません。

  • ご本人の書面による同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

2. 特定個人情報の第三者への開示・提供

  • 前項の規定にかかわらず、当投資法人は、マイナンバー法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しません。)に提供しません。

第4 個人情報等の取扱いに関するお問合せ窓口

投資主様の個人情報等の取扱いに関するお問合せ、利用目的の通知の求め、開示請求、訂正等請求、利用停止等請求、第三者提供の停止請求又は苦情等については、次のお問合せ窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

  • [ お問合せ窓口(投資主名簿等管理人)の連絡先 ]
  • 三菱UFJ信託銀行株式会社 証券代行部
    住所:東京都府中市日鋼町1-1
    電話:0120-232-711(フリーダイヤル)
    URL:http://www.tr.mufg.jp/daikou/

その他個人情報等の取扱いに関するお問合せ、開示・訂正・利用又は第三者提供の停止に関する請求及び苦情等については、次のお問合せ窓口までご連絡いただきますようお願い申し上げます。

  • [ お問合せ窓口(資産運用会社)の連絡先 ]
  • 三菱商事・ユービーエス・リアルティ株式会社
    部署:コンプライアンス管理室
    住所:東京都千代田区丸の内二丁目7番3号
    電話:03-5293-7000(代表)
    受付時間:午前9時15分~午後5時30分(土日祝日及び資産運用会社所定の休日を除きます。)

また、資産運用会社は、個人情報保護法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会に加盟しております。同協会では、加盟会社の個人情報の取扱いに関するご相談・苦情等を受け付けています。

  • [ 一般社団法人投資信託協会の連絡先 ]
  • 一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
    電話:03-5614-8440

第5 本方針の改定

本方針は、個人情報保護体制の改善のため、又は法令の変更等に伴い改定されることがあります。
改定日:2017年8月14日